Marktgerichtheid

Om een geslaagde avond op te zetten tijdens de openlucht bioscoop, ben ik gaan kijken wat andere organisaties doen die een soortgelijke activiteit organiseren of die hiermee in verbinding staan. Het doel was te achterhalen waar we op moesten letten gedurende de avond en de voorbereiding daarvan.
Daarnaast was het aan mij om de benodigde informatie te verzamelen om een actieplan op te stellen.

Mijn taak was het opstellen van een actieplan, met daarin de volgende onderdelen:
Wat doen vergelijkbare evenementen, wat betreft de invulling van het programma en de marketing?
Welke locaties zijn er beschikbaar en wat zijn de positieve en negatieve punten van iedere locatie?
Welke (soort) film kunnen we het beste projecteren tijdens het evenement?

De uitkomsten van dit actieplan hebben we besproken in een vergadering, waarna we de definitieve opzet hebben vastgesteld.

Om de antwoorden te achterhalen voor het actieplan heb ik contact gehad met verschillende stakeholders, sponsors en bedrijven.
- De gemeente voor vergunningen en locaties;
- Bedrijven die openlucht bioscopen organiseren en de materialen hiervoor hebben;
- Bedrijven die het evenement sponsorden om hun wensen en verwachtingen te peilen;

Ook heb ik bronnen gezocht waarbij informatie werd gegeven over soort gelijke evenementen. En als laatste heb ik verschillende films geselecteerd die leuk waren voor een breed doelgroep en die aansloten op het festival zelf.

Door de vele contacten en informatie bronnen zijn we erg veel te weten gekomen over hoe we dit evenement het beste konden neerzetten. Er waren veel kleine onderwerpen die we over het hoofd zagen, zoals vergunningen, brandpreventie en bereikbaarheid, maar die wel erg belangrijk waren voor de keuze van de locatie.
En de sponsors bepaalden de details van het evenement. Zoals de catering, en decoratie (vlaggen, sfeerverlichting)
Door deze analyses hebben we een evenement neer kunnen zetten die aan al zijn eisen voldeed en waarbij weinig problemen ontstonden.

Ik vond het erg leuk om alle informatie in te winnen. Hierdoor kwam ik in contact met experts op het gebied van evenementen maar ook met organisaties die ik nog niet kende of waarvan ik niet wist dat die zo veel invloed hadden op een evenement.
Omdat ik het zo interessant vond, vind ik dat ik het goed heb gedaan. Ik ben blij dat ik een plan heb gemaakt, want er waren erg veel kleine onderwerpen die we niet zouden hebben opgemerkt als we dit niet hadden gedaan. Dit had dan voor problemen gezorgd.